W lutym wystąpiłem jako prelegent na konferencji dotyczącej zamówień sektorowych. Poniżej pamiątkowa fotografia.
W ramach mojego wystąpienia omówiłem między innymi temat problemów ze środkami komunikacji elektronicznej z jakimi spotykają się wykonawcy.
Dzisiejszy wpis będzie dotyczył jednej z poruszonych przeze mnie kwestii. Dokładnie będzie on dotyczył korzystania z poczty e-mail w trakcie postępowania.
Zamawiający określa środki komunikacji elektronicznej
Kiedy weryfikujesz SWZ jednym z pierwszych elementów na jaki zwracasz uwagę to sposób w jaki powinieneś komunikować się z zamawiającym. Zamawiający powinien przede wszystkim wskazać:
- za pomocą jakiej platformy zakupowej będzie prowadził postępowanie;
- wymagania techniczne i organizacyjne sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektroniczne.
Teoretycznie wszystko jest jasne, klarowne i nie powinno budzić wątpliwości. Jednak jest jeden obligatoryjny element SWZ, który całą kwestię komunikacji komplikuje. Jest to obowiązki adres e-mail, który zamawiający powinien wskazać w SWZ.
Ustawodawca nie wyjaśnił jednak nigdzie PO CO? I tutaj zaczynają się problemy…
Czy wykonawca może pisać do zamawiającego e-maile?
Teoretycznie i praktycznie nie ma żadnych przeciwskazań, abyś pisał do zamawiającego e-maile. Jeżeli zamawiający na nie odpowie to wspaniale.
Problem może się pojawić jednak wtedy, gdy odpowiedzi nie uzyskasz. Problematyczne będzie również złożenie oferty e-mailem – zapewne wtedy Twoja oferta zostanie odrzucona. Nie dotrze one bowiem do zamawiającego w sposób przez niego wymagany.
Określenie sposobu komunikacji – przykład
Wydawać by się mogło, że reżimy związane z korzystaniem z poczty e-mail w trakcie postępowania powinny być takie same dla obu stron, czyli zmawiających jak i wykonawców.
Rzeczywistość jednak jest inna.
Po raz kolejny pokazuje, że równość stron postępowania o udzielenie zamówień publicznych nadal pozostaje w fazie życzeń.
Poniżej pokażę Tobie przykłady określenia sposobu komunikacji jakiego dokonał zamawiający. Jest to przykład dość typowy.
-
Postępowanie prowadzone jest w języku polskim w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy zakupowej (dalej jako „Platforma”) pod adresem: platforma zakupowa
-
W celu skrócenia czasu udzielenia odpowiedzi na pytania preferuje się, aby komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, przekazywane były w formie elektronicznej za pośrednictwem platforma zakupowa i formularza „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”.
-
Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem platforma zakupowa poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”. Po nich pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do Zamawiającego.
-
Zamawiający będzie przekazywał wykonawcom informacje w formie elektronicznej za pośrednictwem platforma zakupowa. Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji “Komunikaty”.
-
Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny Wykonawca, będzie przekazywana w formie elektronicznej za pośrednictwem platforma zakupowa do konkretnego Wykonawcy.
-
Wykonawca jako podmiot profesjonalny ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości bezpośrednio na platformazakupowa.pl przesłanych przez Zamawiającego, gdyż system powiadomień może ulec awarii lub powiadomienie może trafić do folderu SPAM.
-
Zamawiający nie przewiduje sposobu komunikowania się z Wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, wskazanych w SWZ.
Jak widzisz zamawiający w bardzo dokładny sposób jak powinna wyglądać komunikacja. Zastanawiasz się, gdzie leży problem?
Problem pojawia się w sposobie postępowania zamawiającego o czym poniżej.
Czy zamawiający może wysłać do wykonawcy e-mail?
W postępowaniu, którego uczestnikiem był mój Klient zamawiający przesłał wykonawcy oraz opublikował w platformie zakupowej Informację o wyborze oferty najkorzystniejszej datowaną na dzień X.
W odpowiedzi na odwołanie zamawiający wskazał, że informację o odrzuceniu oferty przesłał na adres e-mail wykonawcy.
Co ważne – nie był to e-mail wykonawcy, którego użył do założenia konta na platformie zakupowej. Tym samym nie był to adres e-mail, z którego wykonawca korzystał do udziału w postępowaniu. Był to adres e-mail wpisany na broszurze ofertowej jaką wraz z ofertą złożył wykonawca.
Wykonawca tego e-maila, który zawierał informację o podstawach odrzucenia jego oferty nigdy nie odebrał.
W swoim rozstrzygnięciu ku naszemu zdziwieniu KIO orzekła, że zamawiający mógł skorzystać z takiej formy komunikacji. Tym samym KIO uznała, że możliwa była komunikacja poprzez e-mail z pominięciem platformy zakupowej. Uzasadniła to tym, że wykonawca wskazał w ofercie swój adres e-mail.
Izba odniosła się również do złożonego przez nas dowodu w postaci zestawienia wiadomości jakie były do skierowane do wykonawcy za pomocą platformy zakupowej. KIO uznała, że ze skrzynki odbiorczej odwołującego mogły zostać usunięte określone wiadomości. Tym samym nasz dowód ma wątpliwą moc dowodową z uwagi na jego kompletność.
W jaki sposób komunikować się z zamawiającymi?
Ze sprawy, którą opisałem płyną dwa wnioski:
- Jeżeli w jakimkolwiek miejscu Twojej oferty znajduje się adres e-mail to upewnij się, że jest on aktywny i masz do niego dostęp. Może się okazać, że zamawiający zechce coś na niego przesłać i lepiej, abyś o tym wiedział.
- Cała komunikacja powinna odbywać się za pomocą wybranej platformy zakupowej. Możesz korzystać z poczty e-mail, ale tylko pomocniczo.
Bartosz Majda
adwokat
***
Jak podpisać ofertę składaną w zamówieniach publicznych
Elektronizacja zamówień publicznych w końcu dogoniła wszystkich zamawiających jak i wykonawców.
Jeśli dotychczas składałeś oferty głównie w przetargach poniżej progów unijnych to nowa rzeczywistość może być dla Ciebie mało komfortowa.
Jednym z najczęstszych pytań, jakie zadają mi wykonawcy jest to, w jaki sposób mają podpisać ofertę [Czytaj dalej…]
{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }